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Comment bien choisir une salle de réunion pour un événement professionnel ?

Publié le 19 octobre 2020
Catégorie : ÉVÉNEMENTS

En France, la réunion est un sport très apprécié par les entreprises. Elle porte d’autres noms tels que « meeting », « call » ou encore « point », mais peu importe comment vous l’appelez, elle reste au cœur de l’organisation de nos entreprises. Chacune a sa propre spécificité, ainsi lorsque vous choisissez d’externaliser votre réunion plusieurs facteurs sont à prendre en compte : la localisation, le cadre, les équipements et les prestations supplémentaires.

 

UNE LOCALISATION IDÉAL

Comme pour l’achat d’un appartement, le point le plus important dans le choix de sa salle de réunion, c’est la localisation ! Celle-ci se doit d’être facile d’accès pour tous les participants, aussi bien par les transports en commun, en voiture, à pied, ou encore à proximité d’une gare. Toutefois, beaucoup de salles ne disposent pas de parking attitré, surtout si elles se trouvent en centre-ville. C’est donc à vous de privilégier la localisation en fonction de ce que vos participants utilisent comme moyens de transports. Néanmoins la localisation ne fait pas tout ! Il faut aussi regarder d’autres critères.

 

UN CADRE DE RÊVE

Pour bien travailler, il vous faut un cadre propice. En choisissant une salle de réunion proche de tout mais très bruyante, vous risquez d’être dérangé pendant votre réunion. Un cadre calme et apaisant sera des plus bénéfique pour vos collaborateurs. Privilégiez les salles de réunion qui sont un peu cachées, bien insonorisées et qui ne seront pas forcément dans de grands complexes. Bien sûr, le cadre est très important, mais sans équipement votre réunion ne peut pas avoir lieu.

 

DES ÉQUIPEMENTS ADAPTÉS

L’équipement d’une salle de réunion doit absolument convenir à vos besoins. Généralement, celles-ci sont équipées de vidéoprojecteur, tableau, paperboard, toilette, point d’eau, table, chaise, etc. Vous devez choisir un espace qui s’adaptera parfaitement à vos besoins sans que vous soyez dans l’obligation d’apporter votre propre matériel. Assurez-vous par ailleurs que vos équipements d’entreprises (PC portables, tablettes, etc) pourront être compatibles avec les équipements de la salle de réunion. Une fois satisfait du matériels proposés, renseignez-vous sur les prestations complémentaires que propose le lieu.

 

DES PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES

Puisque vous avez fait le choix d’externaliser votre réunion, rendez-la conviviale avec des prestations complémentaires. Un accueil petit-déjeuner avec des viennoiseries toutes chaudes est toujours très apprécié par les participants. De plus, s’il s’agit d’une réunion interne, accentuez la convivialité de ce moment en choisissant de déjeuner ensemble. Aujourd’hui, beaucoup de lieux d’événement proposent un large choix de prestations à des coûts intéressants, vous n’avez plus qu’à choisir !

 

Après avoir choisi une localisation centrale, un cadre propice au travail, une salle équipée et des prestations conviviales, vous n’avez plus qu’à signer. Enfin il reste un dernier point à vérifier : le budget. En effet, il vous faut choisir un lieu en adéquation avec vos besoins et votre budget. Toutefois, il est important de ne pas sous-estimer le coût que peut avoir une salle de réunion. Aujourd’hui entre les lieux de locations de salles, les espaces de coworking, les bars et les écoles supérieures, vous avez l’embarras du choix pour organiser une réunion réussie et qui entre dans votre budget

Crédit photo : Canva